14 oktober: Online Algemene Ledenvergadering (ALV)

//14 oktober: Online Algemene Ledenvergadering (ALV)

14 oktober: Online Algemene Ledenvergadering (ALV)

Afgelopen week is naar alle leden van VollinGo de uitnodiging verstuurd voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV). Deze vindt plaats op woensdag 14 oktober, om 20.00 uur. In de uitnodiging staat nog dat de ALV plaatsvindt in de kantine van de Zebra. Echter, het bestuur heeft nu besloten om hier een online ledenvergadering van te maken. We hebben te maken met aangescherpte coronamaatregelen die de mogelijkheden voor een fysieke bijeenkomst beperken. En we krijgen berichten van leden die graag zouden willen komen maar die gezien de huidige omstandigheden liever niet tussen allerlei andere mensen willen zitten als het ook anders kan.

Daarom gaan we het dit jaar anders doen. De datum en de tijd blijven hetzelfde. Maar we gaan elkaar zien via Zoom, thuis op je eigen computer. Leden die zich aanmelden, krijgen enkele dagen van tevoren een link toegestuurd om daarmee op de 14e deel te nemen. 

Volgens de noodwetgeving rondom corona is het verenigingen toegestaan een ALV online te houden. Leden krijgen de agenda en de stukken op tijd toegestuurd (dat is dus afgelopen week reeds gedaan). Omdat de verwachting is dat communicatie, vragen stellen en antwoorden geven in een online situatie moeizamer zal verlopen, krijgen leden de kans om tot uiterlijk 72 uur voor aanvang van de ALV schriftelijk vragen in te dienen over de onderwerpen die op de agenda staan. Het bestuur zal zich inspannen om deze vragen voor de ALV, doch uiterlijk op de ALV zelf te beantwoorden. Ook zullen de vragen en antwoorden via elektronische weg met alle leden gedeeld worden. 

Tijdens de ALV

Tijdens de ALV zal gewoon de agenda afgewerkt worden. Toelichting op de stukken wordt mondeling gedaan, waar nodig ondersteund met het tonen van de documenten via schermdelen. Stemmen bij bepaalde agendapunten vindt dan ook online plaats, via de chatfunctie in Zoom. Hierbij is het nodig dat elk lid zichtbaar is en zijn/haar juiste naam gebruikt, ter identificatie, dus geen alias. De chat-historie wordt bewaard.

Het is nieuw voor ons allemaal, het is zeker niet ideaal, minder gezellig en laten we hopen eenmalig. Als bestuur gaan we ons hierop voorbereiden. Voor de leden die deel willen nemen vergt het ook voorbereiding. 

Jouw voorbereiding

Als je deel wilt nemen aan de ALV, meld je dan zo snel mogelijk per email aan bij de secretaris via secretaris@vollingo.nl. Als je met meerdere VollinGo-leden in één huishouden wilt deelnemen, geef dit dan ook door, dit willen we weten voor het stemmen. Je krijgt de Zoom-link een paar dagen voor de ALV toegestuurd op je emailadres.

Als je van tevoren al een vraag wilt stellen over een agendapunt, doe dit dan via dit formulier (en niet via email). Alle vragen komen dan op een centrale plek binnen en dan kan het bestuur ze beter bundelen, filteren en tenslotte beantwoorden. Vragen stellen kan tot uiterlijk zondag 11 oktober, 20:00 uur, dat is 72 uur voor aanvang van de ALV.

Zorg dat je op tijd Zoom op je computer hebt geïnstalleerd en probeer het eerst eens uit, zodat dit niet mis gaat op de 14e. Je kan het downloaden op hun website. Zorg ook dat je op tijd inlogt. We starten de zoom meeting op om 19:45 uur, en we beginnen om 20:00 uur met de vergadering zelf. Tijdens de ALV willen we je vragen om je microfoon uit te zetten. Als je wat wilt zeggen of vragen, dan zit er in Zoom een functie om je vinger op te steken. En sorry, we kunnen dit keer geen koffie met stroopwafels uitdelen.

Samengevat

2020-10-20T09:39:15+00:00 2 oktober 2020|