Huishoudelijk reglement

//Huishoudelijk reglement
Huishoudelijk reglement 2018-10-21T12:29:11+01:00

Versie: oktober 2018

Grondslag

Artikel 1

Respect voor de levensovertuiging van alle leden vormt de grondslag van de vereniging. De vereniging zal beperkt volleybalactiviteiten initiëren op de zondag.

Naam en zetel

Artikel 2

De vereniging draagt de naam VollinGo (Volleyballen in Gouda). Zij is gevestigd te Gouda.

Dagelijks Bestuur (DB)

Artikel 3

De Voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven. Hij draagt zorg voor de naleving van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en alle andere bepalingen. Hij leidt de vergaderingen van het DB en de Algemene Leden Vergadering (ALV). Hij heeft het recht eventuele discussies te beëindigen doch is verplicht deze weer te doen hervatten indien 1/3 der aanwezige leden dit verlangt. Bij zijn afwezigheid neemt de Secretaris zijn plaats in. Is die eveneens afwezig dan neemt de Penningmeester zijn plaats in.

Artikel 4

De Secretaris voert de administratie der vereniging. Hij is belast met het notuleren der vergaderingen van het DB en de ALV. Alle uitgaande stukken worden namens de vereniging door hem ondertekend tenzij bepaalde stukken anders vereisen. Hij is verplicht van deze stukken afschrift te houden. Op de jaarlijkse ALV brengt hij het jaarverslag der vereniging uit. Hij houdt zo nodig een ledenlijst of register bij. Het verenigingsarchief wordt door hem beheerd.

Artikel 5

De Penningmeester voert het financiële beheer van de vereniging. Voor de onder zijn beheer staande gelden is hij persoonlijk verantwoordelijk. Hij draagt zorg voor de inning van de contributies en bijdragen en houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven op zodanige wijze dat de bezittingen en schulden van de vereniging te allen tijde aanstonds kunnen worden gekend. Gelden, welke niet nodig zijn voor het bestrijden van lopende uitgaven, worden door hem belegd overeenkomstig door het DB te stellen regels. Op de jaarlijkse ALV brengt hij verslag uit over zijn beheer; tevens dient hij een begroting in betreffende de inkomsten en uitgaven voor het nieuwe verenigingsjaar. Het DB wordt voor haar beheer gedechargeerd bij besluit van de ALV op voorstel van de Kascommissie. De Penningmeester is gebonden aan de Kascommissie inzage te geven van de kas en van alle boeken en bescheiden en alle inlichtingen te verstrekken welke de commissie ter zake van zijn beheer mocht verlangen. Gelijke verplichting bestaat voor hem jegens het DB dat hem te allen tijde ter verantwoording kan roepen.

Artikel 6

Het DB bestaat voorts uit twee algemene Bestuursleden

Artikel 7

Elk van de in de vereniging actieve commissies heeft een representant in het DB. De taakverdeling over de verschillende commissies wordt in het DB overeengekomen en naar de hoofden van de commissies gecommuniceerd.

Artikel 8

Elk van de commissies is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van een meerjaren beleidsplan, welke aan het DB ter goedkeuring dient te worden voorgedragen. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van een commissie zijn in haar beleidsplan vastgelegd.

Artikel 9

Er kunnen onder andere commissies gevormd worden ten behoeve van

  • Wedstrijd- en scheidsrechterzaken
  • Technische zaken
  • Jeugdzaken
  • Sponsoring en Public Relations
  • Clubblad en Website
  • Materialen
  • Activiteiten

Kascommissie

Artikel 10

De Kascommissie bestaat uit twee of drie leden welke voor de termijn van twee jaar door de ALV worden benoemd. De kascommissie controleert de boeken, de bescheiden en de kas van de Penningmeester. Op de ALV brengt zij verslag uit van haar bevindingen.

Vergaderingen

Artikel 11

Bij iedere ALV wordt door alle aanwezigen een presentielijst getekend, welke in het archief, tezamen met de notulen, wordt bewaard.

Artikel 12

Een lid dat de ALV verzuimt bij te wonen, hetzij met of zonder geldige redenen, wordt beschouwd genoegen te nemen met de uitslag van alle op de vergadering behandelde punten, terwijl hem/haar het recht is ontzegd hierop tijdens het lopende verenigingsjaar nader terug te komen.

Artikel 13

Een lid dat zich op een ALV wanordelijk gedraagt kan, na aanmaning door het DB, het recht worden ontzegd de vergadering verder bij te wonen.

Artikel 14

Voorstellen van leden over agendapunten voor een ALV moeten door tenminste tien leden schriftelijk worden ondersteund en dienen vier dagen voor de vergadering schriftelijk bij de Secretaris en bij zijn afwezigheid bij zijn plaatsvervanger te worden ingediend. De gewijzigde agenda wordt voor de vergadering aan de aanwezige leden bekend gemaakt.

Artikel 15

Staande de ALV kunnen amendementen op voorstellen worden ingediend, mits deze niet in strijd zijn met het beginsel van het voorstel. Zodanige amendementen worden voor het voorstel in stemming gebracht.

Artikel 16

Bij schriftelijk stemmen benoemt de Voorzitter van de ALV een commissie van drie leden als stemopnemer, die zich ervan overtuigt dat het aantal stembiljetten gelijk is aan dat van de aanwezig zijnde leden. Niet of niet behoorlijk ingevulde stembriefjes worden van onwaarde bepaald en ter bepaling van de meerderheid afgetrokken van het geheel der ingeleverde biljetten.

Artikel 17

Vergaderingen van het DB vinden periodiek plaats edoch tenminste 5 maal per seizoen of op verlangen van één der DB leden.

Artikel 18

Commissieleden worden op de hoogte gehouden van tijdstip en agenda van vergaderingen van het DB en kunnen via hun representant agendapunten indienen.

Artikel 19

Alle besluiten op een DB-vergadering worden genomen met een meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen, mits in de vergadering de meerderheid van de in functie zijnde DB-leden aanwezig zijn.

Artikel 20

Van DB-vergaderingen worden korte verslagen gemaakt. Deze verslagen worden aan alle DB leden en Commissievoorzitters ter hand gesteld.

Inkomsten

Artikel 21

De inkomsten voor de vereniging bestaan uit door de leden te betalen contributie en overige inkomsten.

  1. De contributie is opgebouwd uit een bijdrage aan de vereniging en een bijdrage aan de Nederlandse Volleybal Bond (NeVoBo).
  2. De bijdrage aan de NeVoBo wordt vastgesteld door de Penningmeester op basis van door de NeVoBo in rekening gebrachte kosten.
  3. De contributie wordt per jaar in één termijn door de Penningmeester geïnd. De Penningmeester kan hierop uitzonderingen maken.

Artikel 22

Inning van andere dan de in Artikel 21 genoemde inkomsten geschiedt op een door de Penningmeester vast te stellen wijze.

Artikel 23

Bijzondere kosten welke specifiek verbonden zijn aan het spelen van wedstrijden en/of toernooien kunnen op de betreffende leden worden verhaald. De jeugdleden (meisjes en jongens) en spelers/speelsters van teams waarvoor met een sponsor een overeenkomst is gesloten voor shirtsponsoring, huren het wedstrijdtenue (shirt + broek) van de vereniging. Voor jeugdleden wordt het bedrag van het tenue over drie jaar verdeeld. Voor de gesponsorde teams wordt het tenuebedrag over de looptijd van de sponsorovereenkomst afgeschreven met een minimum van 3 jaar. De shirts van jeugdleden en van sponsorteams blijven eigendom van de vereniging en dienen bij beëindiging van het lidmaatschap te worden ingeleverd. Schade aan het tenue (niet door slijtage) of vermissing van het tenue wordt verhaald op het betreffende lid.

Artikel 24

De kosten verbonden aan de inning van de contributie en ander financiële verplichtingen, zoals incasso en proceskosten, zijn volledig op het in gebreke gebleven lid verhaalbaar.

Artikel 25

In gevallen van zeer langdurige blessure of afwezigheid kan het DB met het lid een individuele regeling treffen.

Publiciteitsorgaan

Artikel 26

De vereniging kent verschillende publiciteitsorganen, waaronder een website en een verenigingsblad. Daarnaast wordt gepubliceerd op andere, ondersteunende online media zoals Facebook, Instagram en Twitter.

Artikel 27

De website is het interactieve publiciteitsorgaan van de vereniging. De website wordt onderhouden door de Websitecommissie. DB leden hebben ten behoeve van publicaties ook toegang tot de website. Op de website worden onder andere opgenomen: de organisatie van de vereniging, inclusief contactpersonen (bestuur en kader), DB-mededelingen, inschrijfformulier, teamoverzichten, teamindelingen, rangen, standen en uitslagen, nieuwtjes, verslagen van wedstrijden en ander activiteiten als ook ingezonden stukken en sponsoruitingen. Dit betekent dat namen en beeltenissen van leden op de website (en andere, gerelateerde online media van VollinGo) respectievelijk genoemd en getoond kunnen worden. Er wordt zorgvuldig omgegaan met de wijze waarop leden op de website te herkennen zijn en er wordt voor gezorgd dat leden hiervan geen schade ondervinden. Desgewenst kan met een lid worden afgestemd hoe diens vermelding op de website kan worden teruggebracht tot een voor beide partijen acceptabele wijze.

Artikel 28

Het Clubblad is het schriftelijke orgaan van de vereniging. Het verschijnt tenminste 4 maal per jaar en wordt gemaakt onder beheer van de Clubbladcommissie. In het Clubblad worden onder andere opgenomen de organisatie van de vereniging, inclusief contactpersonen (bestuur en kader), DB-mededelingen, teamoverzichten, teamindelingen, rangen, standen en uitslagen, nieuwtjes, verslagen van wedstrijden en andere activiteiten als ook ingezonden stukken en sponsoruitingen. Dit betekent dat namen en beeltenissen van leden in het clubblad respectievelijk genoemd en getoond kunnen worden. Er wordt zorgvuldig omgegaan met de wijze waarop leden in het clubblad te herkennen zijn en er wordt voor gezorgd dat leden hiervan geen schade ondervinden. Desgewenst kan met een lid worden afgestemd hoe diens vermelding in het clubblad kan worden teruggebracht tot een voor beide partijen acceptabele wijze.

Tuchtrechtspraak

Artikel 29

Het DB kan een boete-overzicht opstellen. Het boete-overzicht vermeldt de mogelijke redenen van boeteoplegging en de hoogte van de daarbij behorende boete.

Artikel 30

Opgelegde boetes worden aan de betrokkene(n) schriftelijk meegedeeld. Boetes dienen binnen één maand na dagtekening op een rekening van de vereniging te zijn gestort.

Artikel 31

Het royement van een lid der vereniging wordt door het DB gemeld aan de NeVoBo met het verzoek de sanctie over te nemen.

Trainingen en wedstrijden

Artikel 32

De trainer/coach, aanvoerder en bij jeugdteams ook de coördinerende ouder, verzorgen binnen het team de coördinatie en communicatie over onder andere trainingen, wedstrijden, het vervoer naar wedstrijdlocaties en zij organiseren ook de wedstrijdadministratie. Daartoe beschikken zij over contactgegevens en spelerskaarten van de eigen teamleden en eventuele invallers.

Artikel 33

Indien een speler verhinderd is aan een wedstrijd deel te nemen dient hij dit ten spoedigste, doch uiterlijk 24 uur voor de wedstrijd, aan de aanvoerder van het betreffende team, onder opgave van redenen, te melden.

Artikel 34

De trainer/coach, technische commissie en jeugdcommissie kunnen van bepaalde spelers de spelprestaties, technische gegevens, ambities en voorkeuren bijhouden in een spelervolgsysteem. Op basis hiervan wordt voortgang gemeten en kunnen teamindelingen worden bepaald. Betrokken spelers zijn hiervan op de hoogte en kunnen hun eigen dossier inzien.

Artikel 35

Alle geldelijke boetes, proceskosten of anderszins, door de bond, waarbij de vereniging is aangesloten, wegens nalatigheid, wangedrag of anderszins van één of meerdere leden aan de vereniging opgelegd, kunnen door het DB op de desbetreffende leden worden verhaald.

Tenue

Artikel 36

Alle leden zijn verplicht, wanneer zij in naam van de vereniging een wedstrijd en / of toernooi spelen, in de voorgeschreven kleding te verschijnen. Het DB is bevoegd aanwijzingen te geven, welke aanwijzingen door de betreffende leden stipt dienen te worden opgevolgd.

Artikel 37

Het verenigingstenue in is de clubkleuren blauw en rood en wordt op aangeven van een hiertoe opgerichte commissie door het DB bepaald. Op het tenue behoren de toegewezen nummers op een door de NeVoBo voorgeschreven plaats te worden aangebracht.

Artikel 38

Indien er sprake is van (team)sponsoring kan het DB op basis van een sponsorovereenkomst een afwijkend tenue toestaan.

Spelregels

Artikel 39

De wedstrijden worden gespeeld volgens de spelregels en richtlijnen van de NeVoBo c.q. op de vereniging van toepassing zijnde geledingen daarvan.

Slotbepalingen

Artikel 40

Alle leden verplichten zich een bijdrage te leveren aan het in stand houden en functioneren van de vereniging en de taken waar zij hiertoe door het DB voor worden aangewezen, zoals het leiden van wedstrijden, zaalwacht, tellen, fungeren als lijnrechter of anderszins, naar behoren uit te voeren. Het niet of niet naar behoren uitvoeren van een taak waarvoor men is aangewezen kan worden bestraft met een boete dan wel schorsing. Voor het samenstellen en communiceren van deze taakverdeling worden contactgegevens van leden gebruikt.

Artikel 41

Op alle leden wordt een beroep gedaan om een bijdrage te leveren aan de organisatie van de vereniging, door middel van het oppakken van verenigingstaken. De inventarisatie van vraag en aanbod van deze werkzaamheden wordt gecoördineerd. Voor het samenstellen en communiceren van deze vrijwilligerstaken worden contactgegevens van leden gebruikt.

Artikel 42

Alle door de teams gewonnen prijzen worden eigendom van de vereniging en zullen op een door het DB nader aan te wijzen plaats worden opgeborgen.

Artikel 43

Schade aan eigendommen van de vereniging of aan goederen door en / of bij de vereniging in gebruik, door de leden toegebracht, moet door hen tot een door het DB vast te stellen bedrag worden vergoed.

Artikel 44

Niemand heeft bij het verlaten van de vereniging recht op restitutie van gelden of goederen door hem aan de vereniging betaald of geschonken.

Artikel 45

DB besluiten, door middel van circulaires, website of het verenigingsorgaan ter kennis gebracht, zijn bindend voor alle leden.

Artikel 46

Leden die volgens onze administratie ≥ 50 jaar aaneengesloten lid zijn, worden benoemd tot erelid en worden vrijgesteld van contributie.